Programme Formation sur le Parrainage privé des Réfugiés

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Instructions sur la soumission des demandes de parrainage par courriel

En tant que répondant, vous pouvez soumettre une demande de parrainage par courriel à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). Veuillez suivre ces instructions pour s’assurer que votre demande sera traitée sans délai. Par rapport au courrier par poste, ce nouveau processus permit au Centre d’opérations de rétablissement d’Ottawa (COR-O) de gagner beaucoup de temps pour chaque demande et il permet aux répondants de recevoir une auto-réponse par courriel pour confirmer la réception de la demande.

CONSEILS POUR SOUMETTRE UNE DEMANDE PAR COURRIEL

Votre scanner doit être mis à haute résolution (au moins 400 PPP). Si les documents ne sont pas lisibles, COR-O n’acceptera pas votre demande.

Les demandes doivent être soumises en noir et blanc.

Ne pas soumettre des fichiers ZIP puisque COR-O ne peut pas ouvrir ce genre de fichiers. Si vous le faites, COR-O n’acceptera pas votre demande.

Quand vous présentez une demande par courriel, il ne faut pas envoyer une autre demande par poste. Cela crée la confusion entre les demandes et va entrainer les délais. Pour les SEP, cela va également affecter la précision de vos plafonds de parrainage.

Le IMM0008 doit avoir un code à barre 2D. Un code à barre 2D tient une importante quantité d’informations et peut être facilement imprimé. Si le IMM0008 est soumis sans le code à barre 2D (ou si la page du IMM0008 avec le code à barre est manquante), COR-O n’acceptera pas votre demande. L’utilisation d’un code à barre gagne jusqu’au 45 minutes dans le traitement du dossier pour COR-O

  • Quand vous saisissez les informations sur le IMM0008 en ligne, il doit être conforme au format spécifique et certains champs doivent être remplis afin de ‘valider’ le formulaire. Si les champs obligatoires ne sont pas remplis et vous cliquez sur ‘valider’, ces champs vides seront identifiés en rouge.
  • Une fois complété et validé, un code à barre 2D sera créé. La validation ne signifie pas que le formulaire a été soumis au COR-O directement. Cela veut dire tout simplement qu’un code à barre sera généré pour être imprimé avec le formulaire IMM0008
  • Lors de la réception d’une demande, COR-O va scanner les codes à barres sur le IMM0008. Une fois scannés, les informations validées seront téléchargées directement dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC)

 

OPTIONS POUR SOUMETTRE LES FORMULAIRES DE DEMANDE GÉNÉRIQUES VALIDÉS

Comme vous recevez souvent le IMM0008 en deux parties, i.e. le formulaire et la page de signature, vous avez deux options pour la soumission du formulaire (à noter : la deuxième option donne les meilleurs résultats pour les code à barres)

Option 1

Valider le IMM008 en cliquant le bouton ‘Valider’ sur le formulaire

Imprimer le IMM0008 validé

Jeter la page de signature vide et la remplacer avec la page signée

Scanner le IMM0008 validé avec la page de signature signée

Soumettre à COR-O

OU

Option 2

Valider le IMM0008 en cliquant sur le bouton ‘Valider’

Enregistrer le PDF et le joindre à un courriel. La pièce jointe doit être intitulé ‘IMM0008 – Validé’

Scanner la page de signature séparément et la joindre comme pièce jointe. La pièce jointe doit être intitulé ‘IMM0008 – Page de signature’

Soumettre à COR-O

 

AUTRES EXIGENCES

 

Tous les formulaires doivent êtres dactylographiés

Afin de faciliter la réception et identification des demandes envoyées à COR-O, vous devez soumettre votre application avec six pièces jointes séparées dans un email ou plus (selon la taille des pièces jointes). Pour les ‘Pièces justificatives’, vous pouvez soumettre plusieurs pièces jointes au besoin. Veuillez utiliser la convention d’appellation suivante pour vos pièces jointes :

 

Documents du répondant : ‘NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – Documents du répondant’

IMM0008 et IMM0008DEP : ‘NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – IMM0008

Annexe A, Annexe 2, Recours à un représentant : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – Annexes

Photos des réfugiés : Une photo par personne : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – Photos

Passeports : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – Passeport

Pièces justificatives : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – Pièces justificatives

 

TAILLE DU COURRIEL

 

Votre courriel entier (texte et pièces jointes) ne peut pas dépasser 10Mo. Si votre courriel dépasse 10Mo, il vous sera renvoyé et vous ne recevrez pas une auto réponse du COR-O.

Si une pièce jointe individuelle est plus grande que 5Mo, le courriel sera reçu par COR-O (une auto réponse sera envoyée) mais la demande vous sera renvoyé comme incomplète.

 

OBJET DU COURRIEL

L’objet de votre courriel doit suivre le format suivant : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – Demande de parrainage’. Si votre courriel dépasse 10Mo, vous devez envoyer votre demande dans plusieurs courriels. Pour s’assurer que COR-O peut trouver tous les courriels, veuillez utiliser le format suivant :

 

1er courriel : Partie 1 de 2 : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – demande de parrainage

2eme courriel : Partie 2 de 2 : NOM DU DEMANDEUR PRINCIPAL, Prénom – demande de parrainage etc.

Veuillez noter que vous allez recevoir une auto-réponse pour chaque courriel envoyé.

 

DEMANDES INCOMPLÈTES

Si votre demande est reçue par COR-O mais est incomplète, CPOW ne créera pas un dossier. So vous décider de resoumettre votre demande, vous DEVEZ la soumettre dans son intégralité. Vous ne pouvez pas soumettre seulement les documents manquants.

PHOTOS

Dans le cadre du processus, vous devez soumettre pour chaque demandeur inclus dans votre demande de parrainage. Vous ne devez soumettre qu’une photo pour chaque demandeur.

SPÉCIFICATIONS DES PHOTOS

Vous devez soumettre une (1) photo pour chaque demandeur dans votre demande de parrainage. La photo doit être conforme aux spécifications suivantes : Spécification de photo